Häufige Fragen
Wie lege ich eine neue Mitgliedschaft an?
Gehe zu Mitglieder > Übersicht und klicke oben rechts auf „Anlegen“. Wähle den Kunden aus, gib die gewünschte Mitgliedschaftsvorlage an und wähle die Teilnehmer für die Mitgliedschaft aus. Nach dem Speichern ist die Mitgliedschaft angelegt und mit dem Kundenkonto verknüpft (Reiter “Verträge”). Die zugehörige Rechnung wird am Folgetag automatisch erstellt und versendet.
Wie kann ich das Startdatum einer Mitgliedschaft ändern?
Öffne die gewünschte Mitgliedschaft. Dort kannst du das Startdatum anpassen. Das System korrigiert daraufhin automatisch das Vertragsende sowie das Datum der nächsten Rechnungsstellung entsprechend. Wenn du Änderungen speicherst, aktualisiert kutego® automatisch die zugehörigen Abrechnungszeiträume und zukünftigen Rechnungen. Bereits gestellte Rechnungen bleiben unverändert.
Wie kann ich eine Mitgliedschaft pausieren oder unterbrechen?
Unter Mitglieder > Übersicht Mitglieder kannst du über den Tools-Button die Option “Verschieben” auswählen. Dort kannst du einen Zeitraum festlegen, in dem die Mitgliedschaft pausiert wird (nur bei Monatslaufzeiten möglich). Durch das Verschieben eines Vertrags werden das Vertragsende und das Datum der nächsten Rechnungsstellung automatisch angepasst. Während der Pause werden keine neuen Rechnungen erstellt. Nach Ablauf des festgelegten Zeitraums wird die Mitgliedschaft automatisch reaktiviert.
Wie kann ich eine Mitgliedschaft kündigen?
Öffne den Vertrag und trage im Feld „Kündigung zum“ das gewünschte zukünftige Datum ein. Nach dem Speichern bleibt die Mitgliedschaft bis zum angegebenen Stichtag aktiv und endet anschließend automatisch. Die Kündigung kannst du im Kundenportal einsehen. Der Kunde kann über diesen Vorgang optional per Mail informiert werden. Möchtest du die Mitgliedschaft rückwirkend kündigen, so setze einfach den Vertragsstatus auf “beendet”.
Wie kann ich die Kündigungsfrist einer Mitgliedschaft anpassen?
Unter Mitglieder > Laufzeit Vorlage kannst du für jede Vorlage die gewünschte Kündigungsfrist definieren (z. B. 4 Wochen zum Monatsende). Wenn du die Frist nachträglich für eine laufende Mitgliedschaft ändern möchtest, öffne die Mitgliedschaft manuell und passe das Kündigungsdatum im Feld “Kündigung zum” an.
Kann ich eine Mitgliedschaft nach der Kündigung wieder aktivieren?
Solange das Kündigungsdatum noch in der Zukunft liegt, kannst du die Kündigung problemlos widerrufen. Öffne den Vertrag und lösche das eingetragene Datum im Feld “Kündigung zum”. Nach dem Speichern wird die Kündigung aufgehoben, und die Mitgliedschaft läuft mit den bisherigen Konditionen weiter. Rechnungen sowie Abrechnungsintervalle werden entsprechend fortgesetzt.
Wie kann ich den Mitgliedsbeitrag ändern?
Öffne die Mitgliedschaft und klicke auf „Bearbeiten“. Dort kannst du den
monatlichen Beitrag für diese Mitgliedschaft individuell anpassen.
Möchtest du die Änderung für alle Mitgliedschaften übernehmen, bearbeite
die Laufzeitvorlage und trage den neuen Betrag ein. Beim Speichern wirst
du gefragt, ob diese Änderung auch auf bestehende Verträge
angewendet werden soll. So kannst du entscheiden, ob die Preisanpassung
nur für zukünftige oder auch für bestehende Verträge gelten soll.
kutego® integriert den neuen Betrag automatisch in die zukünftigen
Rechnungen.
Wie kann ich eine Mitgliedschaft beenden oder rückwirkend kündigen?
Wenn eine Mitgliedschaft sofort beendet werden soll, kannst du sie bearbeiten und den Status auf “beendet” setzen. Damit wird der Vertrag unmittelbar geschlossen, unabhängig von der Kündigungsfrist. Es werden keine weiteren Rechnungen erstellt, und der Kunde verliert automatisch den Mitgliedsstatus im Kundenlogin.
Kann ich Mitgliedschaften für Familien oder Gruppen anlegen?
Ja. Du kannst in deiner Laufzeitvorlage definieren, ob eine Mitgliedschaft für Einzelpersonen oder Gruppen gültig ist. Bei der Anlage einer Gruppenmitgliedschaft kannst du mehrere Teilnehmer hinzufügen. Jeder Teilnehmer wird dann automatisch mit der Mitgliedschaft verknüpft, und alle Zahlungen laufen über den Hauptkunden.
Wie kann ich eine Mitgliedschaft auf einen anderen Kunden übertragen?
Eine direkte Übertragung ist nicht möglich, da jede Mitgliedschaft an den ursprünglichen Kunden gebunden ist. Wenn ein Mitgliedsvertrag auf eine andere Person übergehen soll, kündige die bestehende Mitgliedschaft und lege für den neuen Kunden eine neue Mitgliedschaft an. So bleibt die Dokumentation vollständig und rechtlich korrekt.
Wie kann ich nachvollziehen, wann und von wem eine Mitgliedschaft angelegt oder geändert wurde?
Im letzten Tab des Vertrags findest du die “Historie”. Dort wird automatisch dokumentiert, welcher Mitarbeiter die Mitgliedschaft angelegt, geändert oder beendet hat. Diese Informationen sorgen für eine klare Nachvollziehbarkeit aller Vertragsänderungen.
Können Mitglieder ihre Mitgliedschaft selbst kündigen?
Ja. Im Kundenlogin finden Mitglieder im Reiter „Mitgliedschaften“ ihre aktiven Verträge. Dort können sie diese fristgerecht kündigen. kutego® prüft automatisch die hinterlegte Kündigungsfrist und bestätigt dem Kunden den Eingang der Kündigung per E-Mail. Die Kündigung ist danach im System hinterlegt und der Eigentümer wirst automatisch per Mail über diesen Vorgang informiert. Falls du nicht möchtest, dass Kunden ihre Mitgliedschaften eigenständig kündigen können, deaktiviere diesen Bereich im Kundenkonto unter Kunden > Einstellungen > Kundenaccount.
Wie kann ich Mitgliedschaften mit Rabatten oder Sonderpreisen anlegen?
Wenn du einem Kunden einen Sonderpreis einräumen möchtest, öffne beim Anlegen der Mitgliedschaft den Bereich „Preise“. Dort kannst du den Standardpreis manuell überschreiben oder einen prozentualen Rabatt vergeben. Die Rabattierung wird dauerhaft gespeichert und automatisch in zukünftige Rechnungen übernommen.
Wie kann ich Mitgliedschaften automatisch verlängern lassen?
Wenn du möchtest, dass Mitgliedschaften automatisch weiterlaufen, aktiviere in der Laufzeitvorlage die Option „Automatische Verlängerung“. Nach Ablauf der ursprünglichen Laufzeit verlängert kutego® den Vertrag automatisch um den hinterlegten Zeitraum (z. B. weitere 12 Monate). Kunden werden rechtzeitig per E-Mail über die anstehende Verlängerung informiert - diese Option kannst du deaktivieren, indem du die “Stille Verlängerung” aktivierst.